T.V. Victoria hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring willen we informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. T.V. Victoria houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;
- Een protocol hebben opgesteld hoe om te gaan met een datalek en de meldplicht hiervan.
T.V. Victoria is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van Leden
Persoonsgegevens van leden van T.V. Victoria (Leden) worden door T.V. Victoria verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden;
- Communicatie over T.V. Victoria en/of het uitnodigingen voor verenigings evenementen en het mogelijk maken van communicatie tussen leden onderling voor het maken van tennisafspraken;
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens van de leden is het lidmaatschap van T.V. Victoria;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan T.V. Victoria de volgende persoonsgegevens van leden vragen en verwerken:
- Voornaam;
- Voorletters;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- (Zakelijk) Telefoonnummer;
- (Zakelijk) E-mailadres;
- Geslacht*;
- Geboortedatum*;
- Adresgegevens*;
- Pasfoto*;
- Bankgegevens*;
- KNLTB-nummer
- Type lidmaatschap
* Deze gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden ten behoeve van administratieve doeleinden. Deze gegevens zijn dan ook niet vindbaar op (het besloten gedeelte van) de website.
Deze persoonsgegevens worden door T.V. Victoria opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de lidmaatschap en daarna 2 jaar nadat het lidmaatschap is geëindigd. Wanneer het lidmaatschap eindigt, zal T.V. Victoria de uittredende leden verzoeken of de vereniging de persoonsgegevens mag bewaren ten behoeve van het archief of het uitnodigen voor evenementen (bijvoorbeeld een lustrum of reünie).
Foto’s zijn ook persoonsgegevens en vallen onder het privacy beleid. Foto’s van leden van 16 jaar en ouder plaatsen we alleen op de website nadat we daarvoor toestemming hebben gekregen van de betreffende leden. Foto’s van leden onder de 16 jaar plaatsen we alleen op de website nadat daarvoor toestemming is verkregen van een van de ouders. Bij deelname aan evenementen en toernooien wordt bij aanmelding toestemming gevraagd om foto’s te mogen publiceren op de website.
Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers
Persoonsgegevens van personeelsleden van T.V. Victoria en personen die op basis van een overeenkomst van opdracht voor T.V. Victoria werkzaamheden verrichten (Medewerkers) worden door T.V. Victoria verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst of de overeenkomst van opdracht.
- Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst respectievelijk de overeenkomst van opdracht.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan T.V. Victoria de volgende persoonsgegevens van Medewerkers vragen:
- Voornaam;
- Voorletters;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Adresgegevens;
- Salarisgegevens;
- Kopie ID;
- BSN-nummer;
- Bankgegevens.
De persoonsgegevens van Medewerkers worden door T.V. Victoria opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Wanneer de overeenkomst afloopt zal T.V. Victoria de uittredende Medewerkers verzoeken of de vereniging de persoonsgegevens mag bewaren ten behoeve van het uitnodigen van evenementen (bijvoorbeeld een lustrum of reünie).
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan T.V. Victoria geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het beheer van de website van de vereniging;
- Het verzorgen van de salarisadministratie van de personeelsleden;
De gegevens die u aan T.V. Victoria geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derden voor het beheer van de website van de vereniging en voor het verzorgen van de salarisadministratie van de personeelsleden. Met deze partijen (verwerkers) sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin afspraken zijn vastgelegd om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Wij zullen de door uw verstrekte gegevens dus niet aan andere partijen, zoals bijvoorbeeld sponsoren, verstrekken, tenzij wij worden verzocht gegevens aan te leveren op grond van een wettelijke verplichting en wij op grond van die wettelijke verplichting deze gegevens mogen en moeten verstrekken.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Foto’s van minderjarige Leden plaatsen wij alleen op de website indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger en in beginsel alleen op het besloten gedeelte van de website.
Bewaartermijn
T.V. Victoria bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
T.V. Victoria heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens T.V. Victoria van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- T.V. Victoria hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Ook deze back-ups zijn voorzien van beveiliging;
- De (beveiligings)software en anti-virus programma’s op voornoemde systemen worden automatisch geüpdate.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens..
Protocol Meldplicht Datalekken
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties die een ernstig datalek hebben, dit direct moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In sommige gevallen moeten zij dit tevens melden aan de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt. Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie.
De AVG stelt strenge eisen aan de registratie van de datalekken in een organisatie. Organisaties moet alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen controleren of zij aan de meldplicht hebben voldaan. Of een datalek gemeld moet worden is afhankelijk van de (potentiële) impact van het datalek op de bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het Protocol Melden Datalek.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze privacy verklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
T.V. Victoria
Kralingseweg 226
3062 CG Rotterdam
secretaris@TV-Victoria.nl
Rotterdam, 12 juni 2018
